Elhub Brukerforum

Elhub Brukerforum er et fast forum der Elhub og et representativt utvalg av Elhub-brukere og deres systemleverandører møtes for å diskutere operasjonelle problemstillinger og videre utvikling. Elhub Brukerforum arrangeres to ganger i halvåret.

Formål og mandat for Elhub Brukerforum er:

• Å sikre et effektivt operasjonelt samspill mellom markedsaktørene og Elhub

• Å arbeide for samordnete løsninger av operasjonelle utfordringer, samt koordinerte driftsrutiner og endringsprosedyrer

• Å være en rådgivende gruppe og beslutningsveileder for Avregningsansvarlig i arbeidet med forvaltning av Norsk Elhub Ediel-standard og prioritering av forbedringer i Elhub (roadmap)

Elhub Brukerforum kan opprette arbeidsgrupper for spesifikke problemstillinger som må behandles.

Elhub Brukerforum arrangeres hvert kvartal, og finner som hovedregel sted i Statnetts lokaler i Oslo eller på Teams. Medlemskap i Elhub brukerforum er åpent for alle nettselskaper, kraftleverandører, tredjeparter og systemleverandører. Det er ønskelig at både større og mindre selskaper er representert. Det forventes at alle som har meldt seg som medlem deltar jevnlig og aktivt i møter, bidrar i arbeidsgrupper, forbereder seg i forkant og gir innspill og tilbakemeldinger der det er forventet, basert på tilsendt underlag i forkant.

I underlaget, som sendes ut én uke i forkant, vil Elhub forventningsstyre hva som krever ytterligere forberedelser ved å merke hver sak med:

• Informasjon: Elhub informerer om en sak

• Diskusjon: Elhub ønsker diskusjon rundt en sak eller et tema. Det forventes at aktørene som er berørt innenfor tema (for eksempel som aktørrolle nettselskap) forankrer internt før møtet, slik at Elhub og andre interessenter kan benytte tilbakemeldingene i videre arbeid

• Beslutning: Elhub vil beslutte en sak i møtet, og det er svært viktig at deltakerne gir tilbakemeldinger om for eksempel skissert løsning ikke er kompatibel med egen systemløsning

Meld interesse for å bli medlem til post@elhub.no.

Medlemskap er i utgangspunktet begrenset til ett medlem per selskap, men det kan for noen større selskaper være hensiktsmessig at flere deltar. For å sikre et effektiv forum bør det til enhver tid ikke være mer enn 30-40 medlemmer fra aktørene i markedet.

Agenda, presentasjoner og møtereferatet publiseres fortløpende på dok.elhub.no. Det er ikke nødvendig å være medlem i Brukerforum for å motta disse.

Bruk av KI-baserte møteassistenter i møter arrangert av Elhub

KI-baserte møteassistenter kan være en positiv ressurs, og det er ikke forbudt å benytte slike møteassistenter i Elhubs møter. En slik tjeneste kan i praksis få tilgang til hele møtet, og høre alt som blir sagt, registrere hvem som snakker, lage referat og analysere samtalen. Vi ønsker derfor å gjøre oppmerksom på noen retningslinjer, ettersom dette berører både informasjonssikkerhet og personvernet til møtedeltakerne:

• Det er lov å spørre ansvarlig for assistenten hva slags verktøy som benyttes, om det er sikkerhetsvurdert og hvem et ev. referat deles med ved transkribering. Dersom Elhub er i tvil om hvorvidt assistenten er tilfredsttillende sikkerhetsvurdert, vil vi fjerne den fra møtet.

• Det skal finnes er klart formål med møteassistentens deltakelse, f.eks. transkribering for opplæring, omfattende referat til kolleger som ikke kan delta o.l.

• Elhub er behandlingsansvarlig for møtene vi kaller inn til, men den som inviterer inn en KI-basert møteassistent er behandlingsansvarlig for den behandlingen av personopplysninger KI-assistenten utfører, og må ha et behandlingsgrunnlag for dette.

• Aktuelle behandlingsgrunnlag (samtykke eller berettiget interesse) gir alle møtedeltakere rett til å protestere på at en KI-basert møteassistent deltar i møtet, uten å oppgi begrunnelse. Protest gis til Elhub som møtearrangør. I slike tilfeller vil Elhub be om at assistenten fjernes, eller selv fjerne den.

• Elhub vil fjerne KI-baserte møteassistenter dersom personopplysninger, kraftsensitiv eller på annen måte følsom informasjon deles eller skal deles i møtet.

• Ta gjerne kontakt med møtearrangør i Elhub i forkant dersom du ønsker å bruke en møteassistent som møtedeltaker, slik at innledende vurdering kan gjøres før møtet starter. Vi vil fortsatt spørre alle møtedeltakere om møteassistent i møtet er ok, men litt innledende kjennskap gjør vurderingen mer effektivt.