Endring eller deaktivering av aktør
Endring av aktørinformasjon omfatter oppkjøp, fusjoner, fisjoner, opphør, endring av organisasjonsnummer, GLN (Global Location Number), endring av balanseansvarlig og selskapsmessig skille.
- Deaktivere aktør
- Endring av balanseansvarlig for kraftleverandør og regulert kraftleverandør
- Endre kommunikasjonsadresse (Ediel-adressering)
- Endre systemleverandør
- Endre navn
- Endre navn på nettavregningsområde
- Endre organisasjonsnummer og GLN (Global Location Number)
- Fjerne rolle
- Legge til rolle
- Teknisk håndtering av fusjoner og fisjoner
Deaktivere aktør
Ta kontakt med Elhub skriftlig og informer om hvorfor og når aktøren skal ut av markedet. Brukeren kan si opp avtalen med én måneds skriftlig varsel til Elhub. Dersom det er endringer i markedsstruktur i tilknytning til at aktøren opphører må aktøren informere Elhub om dette, og da gjelder egne frister.
Nettselskaper, tredjeparter, balanseansvarlige og tjenesteleverandører må huske å si opp sitt GLN-nummer hos GS1. Dette kan man gjøre etter at aktøren settes inaktiv i Elhub.
For kraftleverandører og regulert kraftleverandører må Elhub vite hvem som skal håndtere det økonomiske avviksoppgjøret for profilavregnede målepunkt (APAM) og avviksoppgjøret for timeavregnede målepunkt (ATAM) tre år fremover. I tillegg må Elhub ha informasjon om hvem som skal være ansvarlig for å polle ut løpende korreksjoner i de neste tre årene. Det kan være aktøren som overtar nett- eller kraftkontrakter som settes opp som tjenestetilbyder og poller med det juridiske GLNet til deaktivert aktør. Ved usikkerhet rundt dette ber vi om at man tar kontakt med sin systemleverandør.
Det er viktig å ha et forhold til at sertifikater opphører når organisasjonsnummeret opphører. Hvis man poller på eget fysisk GLN med eget virksomhetssertifikat må man skaffe seg en tjenestetilbyder med gyldig virksomhetssertifikat som kan polle ut meldingene. Hvis man allerede er registrert med en CSP er det viktig å sjekke opp sertifikat som går mot tjenestetilbyderen.
Endring av balanseansvarlig for kraftleverandør og regulert kraftleverandør
eSett/Balanseavregning i Statnett har oppfølgingsansvar for at en kraftleverandør har avtale med eller selv er balanseansvarlig. Opplysninger om en aktørs balanseansvarlig finnes i Online Service hos eSett. Den nye balanseansvarlige melder bytte av balanseansvarlig ved å registrere dette hos eSett i Online Service minst to uker frem i tid. Hvis kraftleverandøren som bytter balanseansvarlig har produksjonsmålepunkter i sin portefølje gjelder også krav om nye stasjonsgrupper fra Landssentralen og prosessen for «Endre balanseansvarlig for produksjon i ett eller flere nettavregningsområder» må gjennomføres.
Endring av balanseansvarlig tilbake i tid er ikke tillatt. eSett verifiserer at den nye balanseansvarlige har en balanseavtale, gjennom at den nye balanseansvarlige får gjennomført registreringen i Online Service. Når endringen er registrert i eSett sendes denne automatisk til Elhub. Manglende balanseansvarlig medfører avviste leverandørbytter i Elhub.
Endre kommunikasjonsadresse (Ediel-adressering)
Aktører som skal endre kommunikasjonsadresse mot Elhub må registrere ny kommunikasjonsadresse for Elhub-roller i Edielportalen, og kan sertifisere seg for Elhub på nytt for den aktuelle rollen gjennom valgfri aktørgodkjenning.
Merk at endring av fysisk avsender i Elhub krever dialog god tid i forveien, gjerne to uker. Det er ønskelig at endringen skjer på dagtid. Hvis det er vanskelig å få gjennomført endringenpå dagtid, kan annen tid avtales med Elhub. Egne regler gjelder for endringstidspunkt over midnatt. Endring av kommunikasjonsadresse krever manuell håndtering av Elhub og vil ikke gjennomføres i helg eller på helligdager.
Gjennomføring:
1. Ta kontakt med Elhub som setter opp et planleggingsmøte med aktør og systemleverandør(er). Dato for endring avtales
2. På endringsdatoen stopper aktøren innsending av meldinger til Elhub i god tid før endringstidspunkt, men fortsetter å polle meldinger med gammel fysisk avsender
3. Elhub endrer fysisk avsender på avtalt tidspunkt, og aktøren fortsetter å polle med gammel fysisk avsender. Dette skal fortsette til man får avvist polling
4. Endring av fysisk avsender i Elhub tar ca. 40 minutter
5. Elhub sjekker at det ikke ligger igjen meldinger til gammel fysisk avsender og informerer aktøren når de kan starte å polle med ny fysisk avsender. Hvis det ligger igjen meldinger som er generert til tidligere fysisk avsender i tidsrommet mellom at Elhub oppdaterte adressen og de ca. 40 minuttene har gått, vil Elhub oppdatere fysisk avsender for disse, slik at de blir poll-bare med nytt oppsett
6. Kommunikasjonsoppsettet er endret og aktøren kan starte innsending av meldinger med ny fysisk avsender
Endre systemleverandør
Aktører som endrer systemleverandør må normalt sertifisere seg for Elhub på nytt ved å gjennomføre ny Aktørgodkjenning. Elhub kan sammen med aktør og systemleverandør avklare om det er behov for dette.
Ved bytte av systemleverandør må man endre IT-system under samtlige prosesskomponenter. uavhengig om man skal gjennomføre aktørgodkjenning. Hvis man også endrer fysisk avsender (CSP) må Ediel-adressering også oppdateres.
Endre navn på nettavregningsområde
I forbindelse med navneendringer, organisasjonsendringer og fusjonsprosesser kan det forekomme at navn på nettområde i Elhub og eSett ikke lenger henger sammen med navn på netteier. Gamle navn kan være forvirrende, men de skaper ikke noen feil eller problemer i balanseavregningen, og det er derfor opp til nettselskapet om de ønsker å bytte navnet til noe som representerer dagens navn og situasjon.
Hvis man ønsker å bytte navn kan man kontakte Avregningsansvarlig i Statnett på avregning@statnett.no og de vil avklare om nytt navn er gyldig. De vil deretter informere Elhub og eSett om navneendring, som igjen vil oppdatere henholdsvis Elhub Aktørportal og Online Service.
Endre organisasjonsnummer og GLN (Global Location Number)
Ved opprettelse av en ny juridisk aktør, skal det tas ut nytt organisasjonsnummer. Denne nye juridiske enheten blir den nye økonomiske ansvarlige for forbruks- og produksjonsvolumer som utveksles. For at disse volumene entydig skal knyttes til den nye juridiske enheten, skal det også tas ut et nytt GLN-nummer som registreres på det nye organisasjonsnummeret. Det er ikke mulig å endre eksisterende organisasjonsnummer i Elhub, og det er ikke mulig å knytte et GLN opp mot et annet organisasjonsnummer, da Elhub bruker GLN som unik identifikasjon på en aktør.
En aktør som har tatt ut nytt organisasjonsnummer og tilhørende nytt GLN må opprette en ny aktør. Følg sjekkliste for nye aktører. Den gamle aktøren vil opphøre når endringene er gjennomført i Elhub.
Det er ulike prosesser for gjennomføring av strukturendringer, avhengig av hva slags aktør man er:
For netteier: Endre nettselskap og regulert kraftleverandør i et nettavregningsområde
For kraftleverandør: Porteføljeovertagelse til ny kraftleverandør
For tredjepart: Porteføljeovertagelse for tredjepart
Så fremst man ikke endrer systemleverandør i en prosess hvor man endrer organisasjonsnummer og GLN er det ikke behov for en fullstendig aktørgodkjenning. Ved bytte av system i forbindelse med endringen må man eventuelt gjennomføre ny aktørgodkjenning. Se «Endre systemleverandør«.
NB! Merk at hvis hvis man har hatt testcasefritak i forbindelse med aktørgodkjenning så må disse søkes om på nytt for ny aktør.
Fjerne rolle
Aktører som fjerner Elhub-roller i Edielportalen må følge samme fremgangsmåte som om aktøren skal opphøre i Elhub for den aktuelle rollen.
Legge til rolle
Aktører som legger til nye Elhub-roller i Edielportalen må registrere og sertifisere rollen på sammen måte som om de var en ny aktør i Elhub for den aktuelle rollen.
Teknisk håndtering av fusjoner og fisjoner
Dette avsnittet beskriver de situasjoner hvor aktører fusjonerer og i juridisk forstand blir til ett selskap, men hvor den tekniske sammenslåing av IT-systemer skjer på et senere tidspunkt. Disse aktørene må håndteres på en egen måte i Elhub.
I avregningen og meldingsutvekslingssystemene i bransjen, inkludert eSett, Elhub og tilhørende faktureringssystemer, sendes det meldinger og faktureres på organisasjonsnumre som ligger inne i teknisk løsning. Å endre organisasjonsnummer og tilhørende GLN på en eksisterende aktør er ikke mulig i Elhub eller eSett. Rent teknisk er dette å anse som en ny aktør. Generelt er det arbeidskrevende både for aktørene det gjelder, for markedet og for Elhub og eSett å opprette nye aktører og avvikle eksisterende aktører i teknisk løsning. Elhub og Statnett har derfor sammen med juridisk avdeling i Statnett blitt enige om en at selskaper med organisasjonsnummer som er opphørt i Brønnøysund, i en mellomperiode, kan fortsette å eksistere i de tekniske løsningene i markedet. Rent teknisk kan dette løses ved at Elhub og eSett fakturerer overtagende selskap for forhold tilknyttet det opphørte selskapet. Vår erfaring til nå har vist at en slik løsning er vesentlig mindre arbeidskrevende og hindrer støy i markedet.
Porteføljeovertagelser og endring av regulert kraftleverandør sperrer for innflyttinger tilbake i tid, og det vil være tidskrevende og håndtere alle slike endringer manuelt både for Elhub og markedsaktørene. Det vil være kostnadseffektivt for alle parter å la den tekniske løsningen bli stående, så fremst det er snakk om en begrenset tidsperiode. I perioden der juridisk og teknisk selskapsinformasjon (organisasjonsnummer og GLN) ikke samsvarer, må overtagende selskap håndtere all meldingsutveksling og fakturering for det «gamle» selskapet. Dette vil normalt skje i nåværende system, frem til tidligere database skal konverteres inn i ny.
Aktørene dette gjelder må kontakte Elhub for å gjennomføre den midlertidige praktiske løsningen i Elhub og andre samarbeidende systemer (eks. eSett, Regnskap i Statnett og GS1). Elhub har opprettet en manuell håndtering for slike selskap, og god dialog er viktig. Eksempelvis kan ikke en aktør som er opphørt i Brønnøysundregistrene ha et gyldig sertifikat mot Elhub, da dette normalt vil opphøre av utsteder.
Praktisk håndtering av fusjoner i Elhub:
- Innsendingskjeden
- Sender aktøren som opphører inn meldinger til Elhub med eget sertifikat? I tilfelle vil dette opphøre når/hvis organisasjonsnummeret slettes i Brønnøysundregistrene
- Løsningen vil være at aktøren må i god tid skaffe en CSP som kan være ansvarlig for innsending og mottak av meldinger
- Fakturering
- Overtakende aktør blir ansvarlig for å håndtere fakturaer fra Elhub for opphørende aktør. Dette skjer ved at regnskapsnummeret tilhørende overtakende aktør blir oppført på opphørt aktør
- Opphørende aktør bør oppdatere referanse/innkjøpsordrenummer slik at det er forståelig hvem fakturaen er tiltenkt
- Navn
- I de tilfeller det er to nettselskap som har slått seg sammen bør man endre navn på den opphørende part slik at den henviser til nytt og gammelt navn. Dette er for at kraftleverandører og sluttbrukere skal se hvilket selskap som juridisk har ansvaret, og at man kan skille på de to nettselskapene. Eksempel: Storenett og Lillenett slår seg sammen, og Storenett sitt organisasjonsnummer beholdes. Aktøradministrator for Lillenett logger seg inn i Edielportalen og oppdaterer navnet til: «Storenett (tidligere Lillenett)»
- Elhub oppdaterer navn i oversikt over navneendring for nettselskap
- eSett
- Aktørene kan beholde tidligere innlogginger til eSett, eller informere Elhub om at opphørende aktør skal flyttes inn under organisasjonen til overtakende aktør
- GS1
- Aktør må selv kontakte GS1 og beskrive nytt oppsett. De kan flytte målepunktserier til korrekt juridisk selskap, samt registrere opphørende aktør som et underselskap til overtakende aktør
